Viete ako uchovávať a archivovať doklady?

Ako archivovať účtovné doklady po novom 2018?

Prežívame hlavnú daňovú sezónu, kedy účtovníci kontrolujú najviac priebežne odovzdané účtovné doklady.  Je to svojim spôsobom kontrola vlastnej celoročnej práce, pričom nekontroluje sa len účtovný doklad ale aj ich zaúčtovania. Správne zaúčtovanie ako aj správne zabezpečovanie účtovných dokladov zabezpečí správne podklady na vyparovanie účtovných závierok a daňových priznaní. V článku sa budeme venovať archiváciám účtovných dokladov a účtovníctva ako celku.

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctvo definuje rôzne lehoty pri uchovávaní jednotlivých účtovných záznamov. Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa sa uchovávali počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Ďalej podľa zákona 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov(ďalej len zákon o archívoch a registratúrach) v znení novely č. 515/2003 Z. z. musíte nasledovne postupovať.

Archivácia dokladov do konca 2017:

Podľa starej legislatívy neboli jednotné archivačné obdobia na jednotlivé účtovné dokumenty a preto často sa stáva, že daňový subjekt už archivovať účtovné doklady nemá ale účtovnú závierku áno.

Účtovné doklady:

Neplatiteľ DPH:

Do roku 2017 neplatiteľ DPH musel archivovať účtovné doklady po dobu 5 rokov.

Platiteľ DPH:

Do konca roka 2017 majú povinnosť archivovať účtovné doklady po dobu 10 rokov.

Archivácia účtovných dokladov od 2018:

Od roku 2018 t.j. účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy a účtový rozvrh za rok 2018 sa po novom sa uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.

Doba archivácie účtovných dokladov, ktoré sú podkladom na zostavenie účtovnej závierky, sa teda zosúladí s dobou archivácie účtovnej závierky. Taktiež bude zabezpečený súlad s daňovým poriadkom a doklady budú k dispozícii až do zániku práva na vyrubenie dane. Zákon o DPH vyžaduje rovnako uchovávanie faktúr po dobu 10 rokov.

Táto povinnosť sa netýka len nových dokladov po 1.1.2018. Povinnosť archivovať účtovné doklady 10 rokov platí pre všetky doklady, pri ktorých pôvodná päťročná doba uchovávania ešte neuplynula. Zjednodušene povedané, účtovné doklady za rok 2012 je potrebné uchovávať do konca roka 2017. Na tieto doklady sa už novela nevzťahuje. Pokiaľ ale ide o účtovné doklady za rok 2013 (a neskôr), týmto uplynie päťročná lehota až v roku 2018, teda už je potrebné postupovať podľa nového znenia zákona o účtovníctve a archivovať je potrebné 10 rokov.

Zároveň sa nová lehota uchovávania desať rokov vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.).

Účtovná jednotka môže archivovať účtovné záznamy v písomnej alebo elektronickej forme.

Archivácia mzdových dokladov:

Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda. Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.

Sú to najmä:

  • výplatná listina,
  • mzdový list,
  • evidenčný list dôchodkového poistenia,
  • povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu,
  • výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane,
  • rôzne potvrdenia o mzde.

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.

Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné a poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené tak, ako je uvedené v nasledovnom pracovnom liste:

10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:

Rôzne účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy

5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:

Daňové doklady

10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:

Výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia

10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:

Ročné mzdové listy

Minimálne 20 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:

Osobné spisy

Bc. Gábor Hulitka
Konateľ a spolumajiteľ spoločnosti Ekonoom.sk s.r.o., ktorý pravidelne publikuje odborné články a lektoruje vzdelávacie semináre. Je držiteľom významných účtovných a ekonomických certifikátov. Odborne sa venuje problematike účtovníctva, daní a odvodov.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *