Mesiac: august 2016

Publikované

Uchovávanie a archivácia dokladov

V tomto článku sa pokúsime jednoducho vysvetliť a objasniť ako správne uchovávať a archivovať účtovné a daňové doklady. Mnoho podnikateľov nemá jasno v dĺžke archivácie dokladov. O tom nám hovorí zákon o účtovníctve a zákon o archívoch a registratúrach.

 

Hlavnou úlohou podnikateľa pri archivácii je zabezpečiť, aby účtovné doklady boli chránené pred stratou, krádežou alebo pred zničením.

 

Počas podnikania sa stretávame denne s množstvom „papierovačiek“, ktoré podnikateľskou činnosťou vznikajú. Internet nám síce umožnil posielať mnohé dokumenty v elektronickej podobe, no napriek tomu zákon vyžaduje, aby dokumenty boli uchovávané aj v papierovej podobe. Každý účtovný záznam by mal byť podložený papierovým dokumentom a ten by mal spĺňať:

  • Úplnosť
  • Preukázateľnosť
  • Zrozumiteľnosť

 
Tieto body splníme ak budeme ku každému účtovnému prípadu mať aj daňový doklad. Tento doklad by mal byť fyzicky uložený a pre jeho dobrú čitateľnosť aj v budúcnosti by mala byť vytvorená kópia. Týka sa to predovšetkým bločkov z pokladní, ktoré môžu časom vyblednúť. Každý doklad by mal byť zrozumiteľný a teda má byť aspoň popis v slovenskom jazyku.
 

Ako dlho uchovávať jednotlivé účtovné doklady?

 

Zákon o účtovníctve a konkrétne §35 pojednáva o dĺžke uchovávania účtovnej dokumentácie. Ak sa v zákone uvádza, že je potrebné uchovávať po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týka tak to znamená, že účtovná agenda z roku 2016 je potrebné archivovať do konca roka 2027.

 

Účtovná závierka,  daňové priznanie 10 rokov
Výročná správa 10 rokov
Účtovné doklady neplatca DPH 5 rokov
Účtovné knihy 5 rokov
Odpisový plán, inventúrne súpisy 5 rokov
Účtovná závierka overená audítorom 10 rokov
Účtovné doklady platca DPH 10 rokov
Evidencia zamestnancov pre ZP a SP 10 rokov
Mzdové listy 20 rokov a viac

 

Keďže zákon o dani z pridanej hodnoty vyžaduje uchovávanie účtovných dokladov po dobu 10 rokov, tak podnikatelia, ktorí sú platcami DPH musia dodržiavať túto lehotu. Zákon o DPH sa však týka aj neplatcov DPH, a to najmä ak postupujú podľa tohto zákona v prípade fakturácie do krajín EÚ alebo ak prijal faktúru od platcu DPH a podobne. Odporúčame účtovnú a daňovú agendu uchovávať po dobu 10 rokov.

 
Aké máte vy skúsenosti s archiváciou a uchovávaním dokladov?

Publikované

Ako účtovať zábezpeku?

Ako účtovať zábezpeku?

V dnešnej dobe sa zábezpeka používa pri viacerých obchodných stykoch, je to forma majetkovej hodnoty na zaistenie plnenia pre stranu dodávateľa v budúcnosti a na preukázanie záujmu o uzavretie zmluvy zo strany objednávateľa.

Pri prenájmoch bytových a nebytových priestorov sa stretávame aj s pojmom kaucia alebo finančná zábezpeka pričom slovo zábezpeka sa používa aj pri DPH voči Finančnej správe SR.

Zábezpeky podľa druhov

Zábezpeku môžeme deliť na 2 skupiny, a to:

      1. Zábezpeka určená v zmluve podľa obchodného alebo občianskeho zákonníka.
      2. Zábezpeka určená priamo v zákone ako zákon o DPH, zákony o spotrebných daniach.

Zábezpeka určená v zmluve podľa obchodného zákonníka je na možnú vzniknutú škodu pri ukončení zmluvného vzťahu.  Takáto zábezpeka v tomto prípade nepodlieha DPH a zdaňovanie DPH sa určuje až v momente použitia. Nevystavuje sa daňový doklad len pri použití.

Uvedieme príklad:

Firma A prenajíma firme B obchodné priestory:

Mesačná suma prenájmu je vo výške 1.000€. Podľa zmluvy je dohodnutá výška zábezpeky 3 mesačný nájom t.j.  3.000€.

Firma A účtuje:

Evidovanie prijatie platby od firmy B za zábezpeku ako záväzok, ktorý bude musieť vrátiť resp. vyrovnať na konci prenájmu a to buď vrátením zábezpeky, alebo započítaním nájomného resp. škody.

                                                                                                                             MD                       D
Úhrada zábezpeky v zmysle zmluvy                                                              221/211                    379

Firma B účtuje:
Vykoná úhrady zábezpeky a eviduje platbu do firmy A za zábezpeku ako záväzok, ktorý dostane späť na konci prenájmu alebo započítava sa s nájomným.
                                                                                                                             MD                       D
Úhrada zábezpeky v zmysle zmluvy                                                                378                        221/211

Ako účtovať zábezpeku

Účtovná jednotka je v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve (ďalej ako zákon o účtovníctve) povinná účtovať účtovné prípady v účtovných knihách na základe účtovných dokladov, ktoré dokumentujú skutočnosť, ktorá je predmetom účtovníctva.

    • podľa §55 Postupov účtovania pre podvojné účtovanie – 378 resp. 379
    • podľa § 49 ods. 5 Postupov účtovania pre podvojné účtovníctvo účet 315 a 325

Účtovanie zábezpeky pri obchodnom styku zo strany odberateľa (nevystavuje sa daňový doklad) :

                                                                                                                          MD                             D

    1. Úhrada zábezpeky v zmysle zmluvy                                                        378                        221/211
    2. Vrátenie zábezpeky po ukončení zmluvného vzťahu                            221/211                       378

Účtovanie zábezpeky pri obchodnom styku zo strany odberateľa (vystavuje sa daňový doklad) :

                                                                                                                            MD                             D

    1. Úhrada zábezpeky v zmysle zmluvy                                                           378                        221/211
    2. Faktúra za služby                                                                                           518, 343                  321
    3. Započítanie neuhradenej faktúry na služby so zábezpekou                    321                          378

Účtovanie zábezpeky pri obchodnom styku zo strany dodávateľa (nevystavuje sa daňový doklad) :

                                                                                                                              MD                            D

    1. Úhrada zábezpeky v zmysle zmluvy                                                             221/211                    379
    2. Vrátenie zábezpeky po ukončení zmluvného vzťahu                                  379                        221/211

Účtovanie zábezpeky pri obchodnom styku zo strany dodávateľa (vystavuje sa daňový doklad) :

                                                                                                                             MD                              D

    1. Úhrada zábezpeky v zmysle zmluvy                                                              221/211                    379
    2. Faktúra za služby                                                                                              311                     602,343
    3. Započítanie neuhradenej faktúry na služby so zábezpekou                       379                          311

Viac ako účtovať zábezpeky nájdete v POMÔCKE PRE ÚČTOVNÍKOV: Kniha CHYBY ÚČTOVNÍCTVA V PRAXI MALÝCH FIRIEM

Publikované

Pozastavenie alebo zrušenie živnosti?

Po kratšej prestávke z dôvodu dovolenkového obdobia sme si pre vás pripravili článok týkajúci sa pozastavenia alebo zrušenia živnosti. Dôvod živnostníka na prerušenie a pozastavenie živnosti môže byť rôzny, ale dôležité je vedieť ako správne postupovať voči úradom a poisťovniam.

 

V prvom rade je potrebné zobrať do ruky živnostenský zákon a postupovať podľa neho. Aký je rozdiel medzi zrušením a pozastavením živnosti?

 

Situácií môže nastať viacero, a to pozastavenie jednej alebo viacerých živností, pozastavenie všetkých živností alebo ukončenie podnikania. Ak sa živnostník rozhodne pre jeden z týchto krokov, mal by dopredu vedieť aké dôsledky rozhodnutie bude mať.

 

Pozastavenie jednej alebo viacerých živností

 

Ak sa podnikateľ rozhodne, že jednu alebo viac živností pozastaví, tak túto zmenu oznámi miestne príslušnému živnostenskému úradu, kde vyplní potrebné tlačivo. Takéto pozastavenie môže trvať od 6 mesiacov do maximálne 3 rokov. Voči iným inštitúciám nevznikajú podnikateľovi oznamovacie povinnosti, keďže ďalej podniká. Pozor si však musí dať v prípade vykonávania činnosti na pozastavenú živnosť, čím by sa podnikateľ dopustil neoprávneného podnikania.

 

Pozastavenie všetkých živností

 

Ak sa rozhodne pozastaviť všetky živnosti je potrebné si uvedomiť, že toto pozastavenie bude trvať minimálne 6 mesiacov a maximálne 3 roky, ako sme uviedli vyššie. Takéto pozastavenie si netreba mýliť s ukončením podnikania. Ak pozastavenie podnikania netrvá dlhšie ako je lehota na podanie daňového priznania k dani z príjmov, tak podnikateľovi nevzniká povinnosť vykonať uzatvorenie účtovných kníh  a vykonať mimoriadnu účtovnú závierku. V prípade, že podnikateľ v decembri roka 2016 požiada o pozastavenie všetkých živností na 1 rok, tak mu vzniká povinnosť k tomuto dňu pozastavenia zostaviť mimoriadnu účtovnú závierku. Vysporiadanie dane vykoná v čase na podávanie daňových priznaní. Pozor, ale po oznámení na živnostenskom úrade bude podnikateľovi do 1 týždňa vydané rozhodnutie, ktoré bude potrebné zobrať na daňový úrad a do poisťovní. Keďže pri pozastavení všetkých živností sa podnikateľ buď zamestná alebo bude evidovaný na úrade práce, čím dochádza k povinnosti oznámiť tieto skutočnosti sociálnej a zdravotnej poisťovni. Tieto zmeny z pohľadu platenia odvodov je najlepšie vykonať k poslednému dňu mesiaca.

 

Ukončenie podnikania

 

Ak nedôjde k obnoveniu pozastavených živností alebo sa rozhodne podnikateľ ukončiť podnikanie k poslednému dňu zdaňovacie obdobia, tak vykoná riadnu účtovnú závierku a vysporiada daň v lehote na podanie dane z príjmov. Ak dôjde k ukončeniu počas zdaňovacieho obdobia, tak podnikateľ vykoná mimoriadnu účtovnú závierku a po uplynutí kalendárneho roka v tej istej lehote vysporiada daň z príjmov. V oboch prípadoch musí túto skutočnosť oznámiť živnostenskému úradu a následne odovzdať DIČ kartičku a prípadne aj IČ DPH kartičku (ak bola vydaná) daňovému úradu. Oznámenie o ukončení podnikania k dani z príjmov vykoná živnostenský úrad. Oznámenie o ukončení k dani z pridanej hodnoty musí vykonať podnikateľ. Následne je nutné navštíviť aj sociálnu a zdravotnú poisťovňu z dôvodu zmeny platiteľa.