V tomto článku sa pokúsime jednoducho vysvetliť a objasniť ako správne uchovávať a archivovať účtovné a daňové doklady. Mnoho podnikateľov nemá jasno v dĺžke archivácie dokladov. O tom nám hovorí zákon o účtovníctve a zákon o archívoch a registratúrach.
Hlavnou úlohou podnikateľa pri archivácii je zabezpečiť, aby účtovné doklady boli chránené pred stratou, krádežou alebo pred zničením.
Počas podnikania sa stretávame denne s množstvom „papierovačiek“, ktoré podnikateľskou činnosťou vznikajú. Internet nám síce umožnil posielať mnohé dokumenty v elektronickej podobe, no napriek tomu zákon vyžaduje, aby dokumenty boli uchovávané aj v papierovej podobe. Každý účtovný záznam by mal byť podložený papierovým dokumentom a ten by mal spĺňať:
- Úplnosť
- Preukázateľnosť
- Zrozumiteľnosť
Tieto body splníme ak budeme ku každému účtovnému prípadu mať aj daňový doklad. Tento doklad by mal byť fyzicky uložený a pre jeho dobrú čitateľnosť aj v budúcnosti by mala byť vytvorená kópia. Týka sa to predovšetkým bločkov z pokladní, ktoré môžu časom vyblednúť. Každý doklad by mal byť zrozumiteľný a teda má byť aspoň popis v slovenskom jazyku.
Ako dlho uchovávať jednotlivé účtovné doklady?
Zákon o účtovníctve a konkrétne §35 pojednáva o dĺžke uchovávania účtovnej dokumentácie. Ak sa v zákone uvádza, že je potrebné uchovávať po dobu 10 rokov po roku, ktorého sa týka tak to znamená, že účtovná agenda z roku 2016 je potrebné archivovať do konca roka 2027.
| Účtovná závierka, daňové priznanie | 10 rokov |
| Výročná správa | 10 rokov |
| Účtovné doklady neplatca DPH | 5 rokov |
| Účtovné knihy | 5 rokov |
| Odpisový plán, inventúrne súpisy | 5 rokov |
| Účtovná závierka overená audítorom | 10 rokov |
| Účtovné doklady platca DPH | 10 rokov |
| Evidencia zamestnancov pre ZP a SP | 10 rokov |
| Mzdové listy | 20 rokov a viac |
Keďže zákon o dani z pridanej hodnoty vyžaduje uchovávanie účtovných dokladov po dobu 10 rokov, tak podnikatelia, ktorí sú platcami DPH musia dodržiavať túto lehotu. Zákon o DPH sa však týka aj neplatcov DPH, a to najmä ak postupujú podľa tohto zákona v prípade fakturácie do krajín EÚ alebo ak prijal faktúru od platcu DPH a podobne. Odporúčame účtovnú a daňovú agendu uchovávať po dobu 10 rokov.
Aké máte vy skúsenosti s archiváciou a uchovávaním dokladov?
Spolu pre Vás tvoríme články na zaujímavé témy z oblasti účtovníctva, daní a miezd. Našou snahou je informovať Vás o novinkách, ktoré dopĺňame o naše poznatky a skúsenosti z praxe. Radi Vám pomôžeme a poradíme.