Prežívame hlavnú daňovú sezónu, kedy účtovníci kontrolujú najviac priebežne odovzdané účtovné doklady. Je to svojim spôsobom kontrola vlastnej celoročnej práce, pričom nekontroluje sa len účtovný doklad ale aj ich zaúčtovania. Správne zaúčtovanie ako aj správne zabezpečovanie účtovných dokladov zabezpečí správne podklady na vyparovanie účtovných závierok a daňových priznaní. V článku sa budeme venovať archiváciám účtovných dokladov a účtovníctva ako celku.
Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctvo definuje rôzne lehoty pri uchovávaní jednotlivých účtovných záznamov. Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok a výročná správa sa uchovávali počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Ďalej podľa zákona 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov(ďalej len zákon o archívoch a registratúrach) v znení novely č. 515/2003 Z. z. musíte nasledovne postupovať.
Archivácia dokladov do konca 2017
Podľa starej legislatívy neboli jednotné archivačné obdobia na jednotlivé účtovné dokumenty a preto často sa stáva, že daňový subjekt už archivovať účtovné doklady nemá ale účtovnú závierku áno.
Účtovné doklady:
Neplatiteľ DPH:
Do roku 2017 neplatiteľ DPH musel archivovať účtovné doklady po dobu 5 rokov.
Platiteľ DPH:
Do konca roka 2017 majú povinnosť archivovať účtovné doklady po dobu 10 rokov.
Archivácia účtovných dokladov od 2018
Od roku 2018 t.j. účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy a účtový rozvrh za rok 2018 sa po novom sa uchovávajú počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Doba archivácie účtovných dokladov, ktoré sú podkladom na zostavenie účtovnej závierky, sa teda zosúladí s dobou archivácie účtovnej závierky. Taktiež bude zabezpečený súlad s daňovým poriadkom a doklady budú k dispozícii až do zániku práva na vyrubenie dane. Zákon o DPH vyžaduje rovnako uchovávanie faktúr po dobu 10 rokov.
Táto povinnosť sa netýka len nových dokladov po 1.1.2018. Povinnosť archivovať účtovné doklady 10 rokov platí pre všetky doklady, pri ktorých pôvodná päťročná doba uchovávania ešte neuplynula. Zjednodušene povedané, účtovné doklady za rok 2012 je potrebné uchovávať do konca roka 2017. Na tieto doklady sa už novela nevzťahuje. Pokiaľ ale ide o účtovné doklady za rok 2013 (a neskôr), týmto uplynie päťročná lehota až v roku 2018, teda už je potrebné postupovať podľa nového znenia zákona o účtovníctve a archivovať je potrebné 10 rokov.
Zároveň sa nová lehota uchovávania desať rokov vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.).
Účtovná jednotka môže archivovať účtovné záznamy v písomnej alebo elektronickej forme.
Archivácia mzdových dokladov
Súčasťou registratúr je aj mzdová agenda. Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.
Sú to najmä:
- výplatná listina,
- mzdový list,
- evidenčný list dôchodkového poistenia,
- povinné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne a výške poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu,
- výkazy o zrazených preddavkoch na daň z príjmov fyzickej osoby a hlásenie o vyúčtovaní dane,
- rôzne potvrdenia o mzde.
Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list.
Lehotu úschovy dokladov potrebných na správne určenie vymeriavacieho základu a výšky preddavkov na poistné a poistné na zdravotné poistenie a poistné na nemocenské, dôchodkové poistenie a poistenie v nezamestnanosti je možné odvodiť od práva predpísať alebo vymáhať poistné, ktoré je v jednotlivých zákonoch stanovené tak, ako je uvedené v nasledovnom pracovnom liste:
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Rôzne účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Daňové doklady
10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Výplatné listiny a ostatná mzdová dokumentácia
50 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Ročné mzdové listy
Minimálne 70 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú:
Osobné spisy zamestnancov 70 (od narodenia zamestnanca)
Smernica alebo registratúrny plán
Kto musí viesť registratúrny plán?
Každá právnická osoba alebo fyzická osoba (SZČO) je pôvodcom, z činnosti ktorej vzniká registratúra.
Aký má byť rozsah registratúrneho plánu?
Pôvodca musí viesť REGISTRATÚRU v rozsahu dokumentov, ktoré súvisia z jeho činnosťami.
Registratúrou sa myslí všetka dokumentácia súvisiaca s výkonom činnosti daného subjektu:
- Daňové – daňové priznanie, účtovné závierky,
- Obchodné – zmluvy, dohody, Valné zhromaždenia, rozhodnutia konateľov, zápisnice,
- Účtovné – faktúry , bločky, atď.
- Mzdové – Mzdové listy, výplatné pásky,
- Personálne – pracovné zmluvy,
Aký typ dokumentácie treba vypracovať?
Základnou dokumentáciu v oblasti archivácie sa považuje Smernica pre archivácie a registratúry, ktorá popisuje a definuje aké doklady sa budú archivovať ich spôsob archivácie, ich obdobie a následne ich spôsob vyradenia.
Ľudskou rečou pôvodná je to dokumentácia životného cyklu dokumentov.
Čo musí obsahovať takáto smernica?
- Definícia pojmov – čo je záznam, čo je spis, čo je registratúra,
- Evidenciu záznamov – kto je poverený za vedenie dokumentácie , číslovanie dokladov, spisov, ako tvoriť záznam,
- Registratúrne stredisko – miesto, miestnosť kde budú doklady/ doklady archivované, sú to najčastejšie kancelárie alebo sídla spoločností,
- Účel využívanie registratúry – Na aké účely sa budú využívať doklady z archívov.
- Vyraďovanie dokladov – lehoty, proces vyraďovanie, návrh na vyradenie registratúrnych záznamov,
- Záverečné ustanovenie – platnosť a sankcie
Odporúčané oblasti a obsah všeobecného registratúrneho plánu pre malé a stredné podniky:
- Všeobecná agenda – archivácia min 10 rokov
- Agenda operatívneho riadenia – archivácia min 10 rokov
- Právna agenda – archivácia min 10 rokov
- Personálna agenda – archivácia min 5- 50 rokov
- Agenda BOZP – archivácia min 5 rokov
- Agenda vzdelávania – archivácia min 10 rokov
- Agenda zásobovania – archivácia min 10 rokov
- Agenda účtovníctva – archivácia min 10 rokov
- Mzdová agenda – archivácia min 50 rokov
Vzory smerníc od Ekonoom
Vzory smerníc pre oblasť personálnej agendy:
- Smernica pre pracovný poriadok č. 1
- Smernica pre pracovné cesty a cestovné náhrady č. 2
- Smernica pre pravidlá a postupy ochrany zdravia pri práci č. 3
Vzory smerníc pre oblasť mzdovej agendy:
- Smernica pre mzdový a prémiový poriadok č. 1
Vzory smerníc pre oblasť účtovnej agendy:
- Smernica pre systém spracovanie, vedenie účtovníctva č. 1
- Smernica pre obeh účtovných dokladov č. 2
- Smernica pre vykonanie inventarizáciou majetku a záväzkov č. 3
- Smernica pre vykonanie inventarizácie pokladne č. 4
- Smernica pre inventarizácie dlhodobého nehmotného a hmotného majetku č. 5
- Smernica pre účtovanie zásob č. 6
Ak potrebujete vypracovať smernicu radi vám v tom pomôžeme, konzultáciu si môžete objednať v rámci poradenstva.
Konateľ a spolumajiteľ účtovnej spoločnosti Ekonoom.sk s.r.o., v doterajšej práci sa venoval prevažne účtovníctvu malých firiem fyzických a právnických osôb. Aktívne sa pripravuje na znaleckú činnosť v odbore Účtovníctvo, daňovníctvo a personalistika. Je asistentom audítora a autor knihy Chyby účtovníctva.