Chcete vykonať kontrolu účtovníctva aby ste sa vyhli budúcim pokutám? My vám poskytneme prehľad najčastejších účtovných chýb s ktorými sa v praxi stretávame. Ku kontrole účtovníctva je nutné pristupovať komplexne a zohľadniť viacero zákonov súčasne. Ku kontrole účtovníctva by malo dochádzať v každej firme pravidelne počas zdaňovacieho obdobia, nie len na konci roka pri podávaní daňového priznania. V tomto článku uvedieme časté prípady, kde môžete nájsť pochybenia. K chybám môže dochádzať z rônych dôvodov ako nepozornosť, neznalosť práce s účtovným programom, nedostatok podkladov, zmena účtovníka vo firme, nesprávne pochopenie účtovných metód vo firme alebo chýbajúca smernica.
Čo môžeme považovať za chybu?
Za účtovnú chybu môžeme považovať všetko čo nie je v súlade s účtovnými zásadami a s účtovnými metódami. Na zistenie chýb by mal účtovník alebo konateľ firmy poznať tieto zásady a vedieť ich aplikovať v praxi pre svoju spoločnosť. Účtovná jednotka má podľa zákona o účtovníctve podať pravdivý a verný obraz o skutočnostiach v účtovníctve, ktoré májú zachytávať konanie spoločnosti. Podľa našej doterajšej praxe je dôležité vedieť si obhájiť svoju prácu a v prípade nájdenia nedostatkov upozorniť konateľa na vykonanie nápravy. Chybnou predstavou je, že účtovníctvo sa vedie len na určenie základu dane a nie na podávanie pravdivého obrazu hospodárenia účtovnej jednotky. Správne účtovné výkazy môžu pomôcť pri získaní financovania, lízingu alebo pri uzatváraní obchodných spoluprác. Dnes nie je problém preskúmať účtovné výkazy firmy, s ktorou plánujete spolupracovať.
Ako zvoliť správnu účtovnú metódu v podvojnom účtovníctve?
V závislosti od podnikateľskej činnosti firmy by ste mali zohľadniť viaceré aspekty účtovania, ktoré vychádzajú z postupov účtovania v podvojnom účtovníctve. Predovšetkým správnu analytickú evidenciu tržieb a nákladov, časové rozlišovanie, účtovanie zásob, výroby, členenie majetku a záväzkov a podobne. Odporúčame vypracovať účtovnú osnovu, ktorú je potrebné v prípade potreby aktualizovať. Tá by mala zohľadňovať potreby vedenia firmy pre rozhodovanie. Veľmi užitočná je aj interná smernica, kde sú podrobne rozpísané účtovné metódy použité vo firme. Ak sa konateľ alebo iná osoba vo firme rozhodne nazrieť do účtovných kníh, mala by im rozumieť. Konateľ nemusí poznať jednotlivé účty, ale pomocou internej smernice a správnej analytiky by mal byť schopný porozumieť jednotlivým položkám.
Najčastejšie chyby pri kontrole účtovníctva
- Časté chyby spôsobuje vedenie skladovej evidencie zásob. Ak má vaša spoločnosť povinnosť viesť skladovú evidenciu, pred tým ako ju začnete kontrolovať, mali by ste poznať, ktorý spôsob skladovej evidencie vediete. Rozdiel medzi spôsobom skladovej evidencie A a B je v tom, že spôsobom A sa skladové zásoby účtujú na sklad a pri predaji sa vyskladňujú do nákladov. To znamená, že počas zdaňovacieho obdobia sa zachýtáva pohyb zásob. Spôsob B účtuje skladové zásoby do nákladov pri obstaraní a na konci zdaňovacieho obdobia sa na základe inventúry odúčtuje stav skladových zásob z nákladov. V priebehu roka teda nie sú známe stavy skladových zásob v účtovníctve. Oba spôsoby sa v praxi využívajú, a preto je dôležité poznať, ktorým spôsobom účtuje vaša firma.
- V skladovej evidencii dochádza v praxi k týmto chybám:
- účtovná jednotka, ktorá účtuje spôsobom B nevedie skladovú evidenciu. Má však povinnosť viesť skladovú evidenciu, ale nepremieta ju do účtovníctva,
- účtovná jednotka, ktorá účtuje zásoby spôsobom B používa účty 111 – Obstaranie materiálu a 131 – Obstaranie tovaru, na ktorých sa účtuje výhradne spôsobom A,
- účtovná jednotka, ktorá účtuje zásoby spôsobom B – nepoužije účty 112 – Materiál na sklade a 132 – Tovar na sklade a v predajniach na zaúčtovanie začiatočných stavov a konečných zostatkov svojich nakupovaných zásob,
- účtovná jednotka po vykonanej inventúre a inventarizácii nezaúčtuje žiadne inventarizačné rozdiely,
- kalkulačné účty 111 – Obstaranie materiálu, 131 – Obstaranie tovaru a 259 – Obstaranie KFM majú na konci účtovného obdobia KZ rôzny od nuly.
Chybné účtovanie medzi pokladňou a bankou
- zaúčtovanie príjmu alebo výdavku v nesprávnej výške – nesúlad stavu bankového výpisu so stavom v účtovníctve,
- duplicitné platby, ktoré vznikajú pri opravách,
- zaúčtovanie prijatej alebo odchádzajúcej platby do nesprávneho obdobia – nesprávny dátum platby,
- nesúlad hlavnej knihy s pomocnými knihami banky alebo pokladnice,
- nesprávna analytika pri viacerých bankových účtoch alebo pokladniciach, chybovosť pri zápise,
- účtovná jednotka účtuje príjmy a výdavky do/z pokladnice (účet 211 – Pokladnica) vo vyššej sume ako povoľuje zákon o obmedzení platieb v hotovosti (zákon o obmedzení platieb v hotovosti č. 394/2012 Z. z.),
- nesprávne priradenie platby k pohľadávke alebo záväzku a tým pádom skreslený obraz.
- v súvahe neplatí bilančný princíp – suma aktív sa nerovná sume pasív,
- niektoré položky aktív sú uvedené v súvahe na strane pasív alebo naopak,
- v súvahe sú v aktívach uvedené položky DNM a DHM – odpisovaného (účtové skupiny 01 a 02), ale v pasívach chýbajú oprávky (účtové skupiny 07 a 08),
- čerpaný kontokorent na bežnom účte (účet 221 – Bankové účty) je v súvahe na strane aktív,
- v súvahe v pasívach sú uvedené bankové úvery (účty 231 – Krátkodobé bankové úvery, 461 – Bankové úvery), ale vo výsledovke chýba účet 562 – Úroky, príp. aj účet 568 – Ostatné finančné náklady,
- oprávky sú v súvahe so znamienkom mínus,
- náklady sú vo výsledovke so znamienkom mínus (ako „položky znižujúce výsledok hospodárenia“ podľa „filozofie“ niektorých účtovných jednotiek),
- účet 431 – Výsledok hospodárenia v schvaľovaní má na konci účtovného obdobia konečný zostatok rôzny od nuly, čo je podľa Postupov účtovania MF SR neprípustné,
- v prípade položiek nákladov a výnosov, príjmov a výdavkov, evidentne patriacich do iných účtovných období, chýbajú v aktívach alebo pasívach účty časového rozlíšenia (účtová skupina 38); Postupy účtovania MF SR v § 56 podrobne definujú spôsob ich účtovania a súčasne vymenúvajú náklady, ktoré nie sú predmetom časového rozlíšenia (napr. manká, škody, pokuty, penále, náklady na školenia a semináre atď.); súčasne pre malú a veľkú účtovnú jednotku stanovujú pravidlo, že na účtoch časového rozlíšenia nákladov a výnosov sa neúčtuje, pokiaľ ide o „nevýznamný a stále sa opakujúci účtovný prípad, ktorý sa týka účtovania nákladov a výnosov posledného a prvého mesiaca účtovného obdobia“,
- používanie reprodukčnej obstarávacej ceny (ROC) na ocenenie bezodplatne nadobudnutého majetku napriek jej zrušeniu v účtovnej legislatíve a nahradeniu reálnou hodnotou (RH),
- účtovná jednotka kalkuluje na kalkulačných účtoch 041, 042, 043, 111, 131 alebo 259 položky, ktoré v zmysle Postupov účtovania MF SR nie je možné zahrnúť do obstarávacej ceny (OC),
- účtovná jednotka – obchodná spoločnosť – s. r. o. alebo a. s. – nemá v pasívach účet 421 – Zákonný rezervný fond, hoci podľa Obchodného zákonníka má povinnosť tento fond povinne vytvárať do dosiahnutia výšky stanovenej týmto zákonom,
- účtovná jednotka má vlastných zamestnancov, ale neúčtuje na účtoch v súvislosti s odvodmi príspevkov do fondov sociálneho a zdravotného poistenia (účet 524 – Zákonné sociálne poistenie, príp. 525 – Ostatné sociálne poistenie, účet 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia),
- účtovná jednotka účtuje na účtoch, ktoré nemá vo svojom účtovom rozvrhu schválenom internou smernicou,
- účtovná jednotka nevedie žiadne analytické účty, ani v prípadoch, kedy je to nevyhnutné kvôli lepšej „čitateľnosti“ účtovníctva,
- účtovná jednotka má nesprávne vytvorené vlastné syntetické účty, nie sú v kontexte ekonomického obsahu účtových skupín RÚO pre podnikateľov,
- účtovná jednotka nemá v nákladoch alebo vo výnosoch zaúčtované kurzové rozdiely z uhradených alebo inkasovaných zahraničných faktúr (účty 563 – Kurzové straty, 663 – Kurzové zisky),
- účtovná jednotka si nevytvára ani v opodstatnených prípadoch opravné položky k majetku (účtové skupiny končiace číslicou 9),
- v súvahe sú nesprávne uvedené pohľadávky a záväzky, ktoré prešli z kategórie dlhodobých na krátkodobé na základe zostatkovej doby splatnosti,
- účtovná jednotka má neadekvátne a nepreukázateľne stanovenú normu prirodzených úbytkov na materiál, tovar,
- účtovná jednotka stotožnila účtovné odpisy s daňovými použitím metód daňového odpisovania; účtovné odpisy majú vyjadrovať skutočné opotrebenie majetku, daňové odpisy odrážajú odpisovú politiku štátu – povolené daňové zaťaženie vo forme odpisov ako daňových výdavkov účtovnej jednotky.
Najčastejšie chyby pri kontrole DPH
-
- číslo faktúry a variabilný symbol nesprávne zadaný v účtovníctve,
- dátum dodania má byť podľa dokladu – nesprávne podľa dátumu vystavenia,
- ak je doklad z predošlého zdaňovacieho obdobia odovzdaný neskoro – dátum dodania musí byť vyplnený z dokladu, napr. : vystavenie a dodanie 01.04.2020, odpočet 01.05.2020, dodanie = 01.04.2020
- nesprávny dodávateľ alebo odberateľ,
- položky na faktúrach, ktoré nemôžu byť nákladom,
- telekom, O2 a Orange FA, upomienky a platby za mobil nie sú 518,
- vystavené FA neskoro dodávané
- platby kartou podľa výpisu a nie podľa dennej uzávierky,
- prečíslovanie interného čísla dokladov.
POMÔCKA PRE ÚČTOVNÍKOV: Kniha CHYBY ÚČTOVNÍCTVA V PRAXI MALÝCH FIRIEM
Spolu pre Vás tvoríme články na zaujímavé témy z oblasti účtovníctva, daní a miezd. Našou snahou je informovať Vás o novinkách, ktoré dopĺňame o naše poznatky a skúsenosti z praxe. Radi Vám pomôžeme a poradíme.