Novou povinnosťou podnikateľov na Slovenku bude povinná elektronická komunikácia s úradmi a inými inštitúciami verejnej moci prostredníctvom elektronickej schránky.
Takáto elektronická komunikácia bola zavedená už dávnejšie v susedných Čechách, kde takáto komunikácia vyhovuje najmä štátnym inštitúciám ako sú polícia, súdy a daňové úrady. Rozdiel je, že nie je potrebný občiansky preukaz, ale len meno a heslo.
Firmy na Slovensku budú mať naďalej možnosť listinného doručovania, avšak doručené elektronické rozhodnutie do schránky zo strany orgánu verejnej moci bude mať v takom prípade rovnaký právny účinok ako doručenie v listinnej forme.
Priebeh aktivácie prebieha od 1. augusta 2016 do 30. júna 2017
- po 1. auguste sa budú schránky aktivovať na doručovanie momentom prvého prístupu (prvého prihlásenia) osoby oprávnenej pristupovať a disponovať za právnickú osobu alebo zapísanú organizačnú zložku s elektronickou schránkou do elektronickej schránky,
- najneskôr 1. júla 2017, kedy budú aktivované na doručovanie všetky elektronické schránky právnických osôb a organizačných zložiek (aj tie do ktorých nebolo počas prechodného obdobia vstúpené).
Účel elektronickej schránky
Účelom zriadenia elektronických schránok je bezpečnejšia komunikácia s úradmi, pričom ide určite o efektívnu a ekologickejšiu formu komunikácie v porovnaní s listovou zásielkou.
Táto zmena bude mať pozitívny vplyv na firmy, ktoré poskytujú služby virtuálneho sídla. Budú mať menej úradných listov pre svojich klientov, ktoré museli skenovať a upozorňovať svojich klientov, pričom samotní konatelia si budú musieť sledovať svoju elektronickú schránku.
Fungovanie elektronickej schránky
V rámci elektronického doručovania sa bude rozlišovať medzi:
- obyčajným doručením
- doručením do vlastných rúk.
Ak sa elektronicky nedoručuje do vlastných rúk, elektronická správa sa považuje za doručenú v deň nasledujúci po jej uložení do elektronickej schránky. V prípade, že sa doručuje do vlastných rúk, správa sa považuje za doručenú ak:
- potvrdíte doručenku, a to v deň a v čase, ktorý je v nej uvedený,
- márnym uplynutím úložnej lehoty 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia správy do schránky,
Na využívanie elektronických schránok musíte mať občiansky preukaz s čipom, po prihlásení s OP budete môcť vyplňovať resp. posielať elektronické dokumenty na príslušné úrady. To je povinnosť všetkých právnických osôb na Slovensku, aby ich konatelia túto komunikáciu od 01.07.2017 využívali, pričom je rozdiel medzi slovenským a zahraničným konateľom slovenskej firmy.
Pre slovenských štatutárov právnických osôb je povinnosť vybaviť si do konca roka 2016 tzv. elektronický občiansky preukaz, teda občiansky preukaz s čipom, bez ktorého nebude vstup do elektronickej schránky možný.
K elektronickému občianskemu preukazu Vám zároveň bude pridelený bezpečnostný osobný kód BOK. Občiansky preukaz s čipom si vybavíte na oddelení dokladov Okresného riaditeľstva polície, pričom za jeho vydanie zaplatíte sumu 4,50 EUR. Okrem toho budete potrebovať čítačku kariet a bezplatnú aplikáciu eID klient.
Neskutočný problém vidím pri zahraničných konateľoch slovenských spoločností, ktorý do dnešného dňa nedostali žiadne upozornenie ani upovedomenie o tom, že by si mali vybavovať takúto komunikáciu na Slovensku.
Zahraničný konateľ nemá OP s čipom a má možnosť si uľahčiť vybavovanie prístupu tak, že na úplný prístup k elektronickej schránke právnickej osoby môže udeliť oprávnenie fyzickej osobe (občanovi SR, ktorý má občiansky preukaz s elektronickým čipom). Udelenie oprávnenia na prístup a disponovanie s elektronickou schránkou sa zasiela v listinnej podobe s úradne osvedčeným podpisom majiteľa elektronickej schránky právnickej osoby na adresu: Úrad vlády SR, P. O. BOX 11, Námestie slobody 1, 810 05 Bratislava 15.
Rady a upozornenia
Aby ste boli stále informovaní o zásielkach včas existuje možnosť notifikácie o doručení do elektronickej schránky prostredníctvom e-mailu alebo SMS správy.
Do schránky bude mať prístup štatutár právnickej osoby ako majiteľ občianskeho preukazu s čipom. Je však možné udeliť oprávnenie na prístup aj ďalším osobám ako sú napr. účtovníci a podobne.
Pri zahraničnej osobe na úplný prístup k elektronickej schránke právnickej osoby musí udeliť oprávnenie fyzickej osobe (občanovi SR, ktorý má občiansky preukaz s elektronickým čipom).
Konateľ a spolumajiteľ účtovnej spoločnosti Ekonoom.sk s.r.o., študoval odbory hospodárska informatika a manažment malého a stredného podnikania. Je absolventom skúšky zodpovednej osoby pre ochranu osobných údajov a držiteľom významných účtovných a ekonomických certifikátov. Odborne sa venuje podvojnému účtovníctvu a mzdám.